Monitoreo y Evaluación en estructuración de información y visualización de datos

El sistema de Monitoreo y Evaluación de cualquier proyecto consiste en todos los procesos que contienen la recolección, sistematización y análisis de información basado en objetivos, resultados y actividades de un proyecto. 

Este mecanismo tiene varios propósitos, entre los que se encuentra la gestión efectiva y la toma de decisiones sobre las medidas necesarias para mejorar un proyecto, la presentación de informes y la rendición de cuentas, y el reconocimiento de un proceso de aprendizaje sobre la efectividad y las limitaciones del mismo. Casi todos estos objetivos se realizan con la gestión de información ordenada y estructurada para tomar decisiones sobre el mismo proyecto o sobre un proyecto futuro.

Ahora bien, respecto al Monitoreo y Evaluación, se deben tener en cuenta los siguientes componentes: el monitoreo, el seguimiento y la evaluación. El monitoreo se refiere al  análisis del progreso de acuerdo con el plan del proyecto, está en función de sus objetivos y resultados esperados. El seguimiento establece el grado en que el cronograma, las actividades y los resultados de cada proyecto se cumplen de acuerdo a lo planificado y al logro de sus objetivos. Y la evaluación se refiere a ejercicios más analíticos, en los cuales se determina el grado de éxito del proyecto para lograr sus resultados y el propósito en base de los indicadores establecidos.

Dentro de los sistemas de Monitoreo y Evaluación, hay dos procesos importantes a tener en cuenta: el Marco Lógico y el Plan Operativo del Proyecto. 

El Marco Lógico refleja el plan estratégico del proyecto y presenta el objetivo general, el propósito y los resultados esperados. Incluye indicadores objetivamente verificables que deberían incluir el ¿quién? ¿cuánto? ¿qué tan bien? ¿cómo? ¿para cuándo? y ¿dónde? 

Dentro de la definición de objetivos, es fundamental utilizar métodos que permitan definirlos de acuerdo a unas cualidades. El método SMART es muy conocido como una herramienta que ayuda a fijar metas y alcanzarlas, estos deben tener ser específicos -determinando qué tan bien está definida la meta-, que sea medible -que exponga cómo se sabrá cuando se ha alcanzado la meta, usando números, fechas y tiempos-, que sea alcanzable -que los objetivos sean realistas-, que sea relevante -considerando la importancia de conseguir cada objetivo-, y que tenga límite en el tiempo, fijando la temporalidad para conseguir la meta. Pongamos un ejemplo: para crear un plan de vacunación de COVID-19 en una ciudad, el objetivo podría ser específico, que incluya la disposición de 200 mil dosis de vacunas a la ciudad, que se pueda medir con la vacunación a 100 mil personas residentes de esa ciudad, que sea realista y permita decir que sólo se vacunará al personal de salud y a la población mayor de 80 años, que sea importante y determine la relevancia de que el personal de salud esté vacunado, y limitado en el tiempo para que de una fecha a otra se dispongan todas las vacunas con un plazo de tantas vacunas diarias.

Los objetivos también pueden ser medibles y no medibles, donde los medibles, es decir los cuantitativos son los que están directamente relacionados con cifras como, por ejemplo, un incremento de las ventas, y los cualitativos son subjetivos en muchos casos. Un objetivo no medible puede ser el impacto de una charla o actos de activismo en el feminismo con datos, que se podría medir casi siempre con el impacto de las personas que reciben esa charla, pero es casi imposible llegar a medir con números esto.

Para recapitular esta sección del Marco Lógico, los pasos lógicos tienen la definición de un objetivo general, objetivos específicos que contengan la situación deseada al final del proyecto, o los efectos deseados en la ejecución. El siguiente paso son los Resultados deseados de las actividades ejecutadas, y las actividades o acciones a realizar durante el proyecto para conseguir esos resultados esperados y objetivos.

Ahora abordemos el otro paso fundamental en Monitoreo y Evaluación, El Plan Operativo del Proyecto que Incluye el plan de actividades, el cronograma y el presupuesto. Que contiene la planificación de las actividades con las cuales se espera alcanzar los resultados.

Los componentes principales del Plan Operativo del Proyecto son el plan de actividades donde se planifican las actividades del proyecto, el cronograma de desembolsos, el cronograma de hitos con la evolución de cada actividad y resultados del proyecto, el presupuesto detallado que desagrega los datos a ejecutar, el informe técnico financiero que es la herramienta para realizar monitoreo a la ejecución del proyecto, el informe semestral que tiene ejercicios analíticos de los procesos, logros y lecciones aprendidas con información cuantitativa y cualitativa, y el informe final que analiza la eficacia del proyecto.

El Monitoreo y Evaluación también puede ser útil para hacer incidencia en políticas públicas, que en últimas incluyen presionar para que ciertas decisiones públicas tengan un enfoque determinado a partir de la persuasión o de uso de estrategias a autoridades estatales u otros organismos de poder.

Para hacer incidencia en políticas públicas, un paso importante incluye la estructuración de la información. La forma inicial de estructuración de un proyecto, cuando ya se definen los objetivos es crear formas de conocer y consignar la información de manera ordenada, limpia y fácil de encontrar. También realizar tablas sobre presupuestos del proyecto detallando los ítems, o tener más detalle teniendo una plantilla de cumplimiento de presupuesto por cada actividad realizada.

Ahora bien, los mecanismos de medición de un proyecto se pueden revelar por cifras a partir de interacciones en la web que se podrían conocer con herramientas como Google Analytics, o también otros mecanismos físicos de medición como reuniones o eventos físicos. La medición también tiene un componente cualitativo y cuantitativo, especialmente cuando hablamos de proyectos con enfoques sociales, los mecanismos de medición cualitativos pueden ser el impacto del proyecto en una comunidad. Los mecanismos de medición cuantitativos son definidos casi siempre por números o cifras, como la cantidad de personas sensibilizadas en un encuentro, la cantidad de personas que participan del proyecto, entre otros.

Se pueden además utilizar mecanismos de comunicación para Monitoreo y Evaluación, que incluyen reportes con datos, hallazgos interactivos para conocer resultados de reportes y además, más allá de hacerlo de manera interactiva, hacerlo eficientemente. Los reportes se pueden llevar a cabo de manera automatizada y manual, y también se puede comunicar la información cuando los datos son escasos, o donde a veces tenemos solo un número para comunicar la información. Esto significa principalmente tomar decisiones que son muy relevantes para el contexto, pero que se deben comunicar para ser visualmente atractivas.

Recursos recomendados

Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. 2020. Guía para el seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. En https://www.ifrc.org/Global/Publications/monitoring/1220500-Monitoring-and-Evaluation-guide-SP.pdf

FIIAPP. 2018. ¿Qué es... monitoreo y evaluación? En https://www.youtube.com/watch?v=DJeaq8HY5i0&ab_channel=FIIAPP 

Manejo Forestal Sostenible de la Región Andina & Alianza en Energía y Ambiente de la Región Andina. 2012. Guía de Monitoreo y Evaluación de Proyectos. En http://repiica.iica.int/DOCS/B3398E/B3398E.PDF 

Tecnología para la Organización Pública. Módulo 7: Monitoreo y evaluación de proyectos. Metodología del Marco Lógico. En http://www.top.org.ar/mdc_papml/2008/M7_Monitoreo.pdf